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Datenschutzerklärung

Stand:

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und, soweit sie anwendbar ist, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Anwendbares Recht

orcamultimedia ist ein Einzelunternehmen mit Sitz in der Schweiz; maßgebend ist daher das DSG. Die DSGVO gilt zusätzlich, soweit wir Personen in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum Leistungen anbieten (Art. 3 Abs. 2 DSGVO). Die in dieser Erklärung genannten Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO betreffen diese Fälle; das DSG verlangt für eine rechtmäßige Bearbeitung keine solche Rechtsgrundlage.

Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Schriften, Bilder und unsere eigenen Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Eine Ausnahme: Die Startseite lädt das Skript des Shop-ID-Generators von punchout.dev (siehe „Shop-ID-Generator auf der Startseite“).

Hosting

Die Website wird betrieben bei Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (AWS). Der Server steht in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Die Auslieferung erfolgt über das Content Delivery Network Amazon CloudFront mit vorgeschalteter Web Application Firewall (AWS WAF): Ihre Anfrage und Ihre IP-Adresse werden dabei an AWS-Edge-Standorten verarbeitet, um Inhalte auszuliefern, Zugriffe je Absender zu begrenzen und Angriffe abzuwehren. CloudFront und WAF führen keine dauerhaften Zugriffsprotokolle; die WAF hält für die Zugriffsbegrenzung einen Zähler je IP-Adresse über fünf Minuten und Stichproben auffälliger Anfragen für bis zu drei Stunden. AWS verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag auf Grundlage des AWS-Auftragsverarbeitungsvertrags (AWS Data Processing Addendum).

Beim Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Webserver, darunter Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent). Unser Webserver verarbeitet diese Daten nur, um Ihnen die Seite auszuliefern, und speichert keine davon: Er führt kein Zugriffsprotokoll. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung und der Abwehr von Angriffen durch die WAF ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Auslieferung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktformular

Art und Zweck der Verarbeitung

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.

Übermittelt werden das gewählte Thema, Ihr Name, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Zur Erkennung automatisierter Spam-Einsendungen werden zusätzlich der Zeitpunkt, zu dem das Formular geladen wurde, und ein für Besucher unsichtbares Feld übertragen.

Technischer Ablauf

Beim Absenden wird das Formular verschlüsselt (TLS) an unseren Webserver gesendet und über unsere Hosting-Umgebung (siehe „Hosting“) als E-Mail an unser Postfach zugestellt. Unterwegs werden die Inhalte des Formulars weder gespeichert noch protokolliert. Unser E-Mail-Postfach führt Google für uns (Google Workspace, siehe „Empfänger“).

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Durch Bereitstellung des Kontaktformulars möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Ihre gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.

Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Mit dem Häkchen im Formular willigen Sie zudem in diese Verarbeitung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Empfänger

Empfänger der Daten ist Thomas Wild. Unser E-Mail-Postfach wird als Auftragsbearbeiter von Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland (Google Workspace) geführt. Google kann die Daten dabei auch in den USA bearbeiten; Google LLC ist unter dem EU-U.S. und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission und der Schweizer Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt haben.

Speicherdauer

Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht.

Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach Art. 958f des Schweizerischen Obligationenrechts (OR: zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege), und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.

Links zu anderen Websites, etwa zu punchout.dev oder zur Online-Terminbuchung über Google Kalender, werden erst aufgerufen, wenn Sie sie anklicken. Dort gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Shop-ID-Generator auf der Startseite

Das Eingabefeld für Ihre Shop-Domain auf der Startseite ist der Generator von punchout.dev, einem Dienst von orcamultimedia (siehe Impressum). Beim Aufruf der Startseite lädt Ihr Browser dafür ein Skript von punchout.dev (https://punchout.dev/embed/generator.js und auf deutschen Seiten die Sprachdatei generator.de.js); dabei erhält punchout.dev, wie bei jedem Abruf, Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt und die Kennung Ihres Browsers. Das Skript setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und führt kein Tracking durch. Erst wenn Sie eine Domain eingeben und auf „Erstellen“ klicken, sendet Ihr Browser diese Domain an punchout.dev (https://punchout.dev/api/v1/public/instant); dort wird eine vorläufige Shop-ID angelegt, die 7 Tage gültig ist oder dauerhaft, sobald Sie sie mit einem punchout.dev-Konto verknüpfen. Für diese Verarbeitung gilt die Datenschutzerklärung von punchout.dev. Rechtsgrundlage für das Laden des Skripts ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); das Anlegen der Shop-ID erfolgt auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Test-Werkzeuge für Schnittstellen

Unter /de/tools/ (englisch: /en/tools/) stellen wir Test-Werkzeuge bereit, mit denen Geschäftspartner Schnittstellen erproben. Auch für sie gilt der Abschnitt „Keine Cookies, kein Tracking“: Sie setzen keine Cookies und laden nichts von Dritten.

Die Simulatoren für SAP OCI und IDS Connect senden die Daten, die Sie eingeben, aus Ihrem Browser direkt an den Shop, dessen Adresse Sie angeben; unser Server erhält sie nicht. Den Warenkorb, den der Shop zurückschickt, sendet Ihr Browser an unseren Server, der ihn Ihnen anzeigt. Beim cXML-Punchout-Simulator sendet unser Server die Anfrage mit den eingegebenen Zugangsdaten an den Shop, dessen Adresse Sie angeben, und leitet Ihren Browser auf die Startseite weiter, die der Shop nennt.

Die XML-Sender (IDoc, ETS Order, openTRANS, cXML Purchase Order) senden das Dokument, das Sie eingeben oder hochladen, von unserem Server an die Adresse, die Sie angeben, und zeigen Ihnen die Antwort.

Zugangsdaten, Dokumente, Warenkörbe und Antworten verarbeiten wir nur für die jeweilige Anfrage; wir speichern sie nicht. Auch von der Anfrage selbst bewahrt unser Webserver nichts auf, da er kein Zugriffsprotokoll führt (siehe „Hosting“). Bitte verwenden Sie in den Werkzeugen nur Testzugänge und Testdaten.

Rechtsgrundlage ist Ihre Anfrage, die wir mit dem jeweiligen Werkzeug ausführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse, Geschäftspartnern diese Test-Werkzeuge bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Was der Shop oder die Gegenstelle mit den an sie gesendeten Daten macht, richtet sich nach deren eigener Datenschutzerklärung.

Bekanntgabe ins Ausland

Wir bearbeiten Ihre Personendaten in der Schweiz und geben sie in folgende Staaten bekannt: nach Deutschland (Server bei AWS in Frankfurt am Main) und an CloudFront-Standorte von AWS, in der Regel einen Standort in Ihrer Nähe (siehe „Hosting“), sowie nach Irland und in die USA (E-Mail-Postfach bei Google, siehe „Kontaktformular“). Die Staaten der EU und des EWR bieten nach Feststellung des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz; für die USA gilt das für Unternehmen, die wie Amazon und Google unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Darüber hinaus stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln in den Auftragsbearbeitungsverträgen dieser Anbieter.

TLS-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (TLS) über HTTPS.

Ihre Betroffenenrechte

Nach dem DSG und, soweit sie anwendbar ist, der DSGVO können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten jederzeit folgende Rechte ausüben:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Bearbeitung (Art. 25 DSG, Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 DSG, Art. 16 DSGVO),
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 32 DSG, Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Bearbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Bearbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 30 und 32 DSG, Art. 21 DSGVO) und
  • Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten, sofern Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 28 DSG, Art. 20 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für uns zuständig ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern (edoeb.admin.ch). Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes in der EU oder im EWR wenden.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:

Privacy policy

This English text is a translation provided for convenience. The German text above is the binding version.

Last updated:

Controller

The controller for the processing of your personal data within the meaning of the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) and, where it applies, the EU General Data Protection Regulation (GDPR) is:

Applicable law

orcamultimedia is a sole proprietorship based in Switzerland, so the FADP governs. The GDPR applies in addition where we offer services to people in the European Union or the European Economic Area (Art. 3(2) GDPR). The legal bases under Art. 6 GDPR named in this policy refer to those cases; the FADP does not require such a legal basis for lawful processing.

No cookies, no tracking

This website sets no cookies and uses no analytics or tracking services. Fonts, images and our own scripts are served exclusively from our own server. One exception: the home page loads the script of the shop-id generator from punchout.dev (see “Shop-id generator on the home page”).

Hosting

The website is hosted by Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (AWS). The server is located in the AWS region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Delivery runs through the content delivery network Amazon CloudFront with a web application firewall (AWS WAF) in front of it: your request and your IP address are processed at AWS edge locations to deliver the content, to limit requests per sender and to fend off attacks. CloudFront and the WAF keep no permanent access logs; for rate limiting the WAF keeps a counter per IP address over five minutes, and samples of suspicious requests for up to three hours. AWS processes this data on our behalf under the AWS Data Processing Addendum.

When you open a page, your browser transmits data to our web server for technical reasons, including your IP address, the requested address and your browser’s identifier (user agent). Our web server processes this data only to deliver the page to you and stores none of it: it keeps no access log. The legal basis for this processing and for the WAF’s defence against attacks is our legitimate interest in delivering the website securely (Art. 6(1)(f) GDPR).

Contact form

Nature and purpose of the processing

The data you enter is stored for the purpose of communicating with you individually. For this, a valid email address and your name are required. They serve to assign the request and to answer it. Providing further data is optional.

The form transmits the topic you selected, your name, your company, your email address, your phone number and your message. To detect automated spam submissions, it also transmits the time at which the form was loaded and a field that is invisible to visitors.

Technical process

When you submit the form, it is sent encrypted (TLS) to our web server and delivered through our hosting environment (see “Hosting”) as an email to our mailbox. On the way, the content of the form is neither stored nor logged. Google runs our mailbox for us (Google Workspace, see “Recipients”).

The data entered in the contact form is processed on the basis of a legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).

By providing the contact form we want to make it easy for you to get in touch with us. The details you provide are stored for the purpose of handling the request and for possible follow-up questions.

If you contact us to request a quote, the data entered in the contact form is processed to take steps prior to entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).

With the tick box in the form you also consent to this processing (Art. 6(1)(a) GDPR). You can withdraw your consent at any time with effect for the future.

Recipients

The recipient of the data is Thomas Wild. Our mailbox is run as a processor by Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ireland (Google Workspace). Google may also process the data in the USA; Google LLC is certified under the EU-U.S. and the Swiss-U.S. Data Privacy Framework, for which the European Commission and the Swiss Federal Council have found an adequate level of data protection.

Retention

Data is deleted no later than 6 months after the request has been handled.

If a contractual relationship results, we are subject to the statutory retention duties, in particular under Art. 958f of the Swiss Code of Obligations (CO: ten years for accounting records and vouchers), and delete your data once these periods have expired.

Whether providing data is required

Providing your personal data is voluntary. However, we can only handle your request if you tell us your name, your email address and the reason for your request.

Links to other websites, such as punchout.dev or the online appointment booking via Google Calendar, are only opened when you click them. The privacy policy of the respective provider applies there.

Shop-id generator on the home page

The field for your shop domain on the home page is the generator of punchout.dev, a service of orcamultimedia (see the imprint). When you open the home page, your browser loads a script from punchout.dev for it (https://punchout.dev/embed/generator.js and, on German pages, the language file generator.de.js); as with any request, punchout.dev receives your IP address, the time and your browser’s identification. The script sets no cookies, stores nothing in your browser and does no tracking. Only when you enter a domain and click “Create” does your browser send that domain to punchout.dev (https://punchout.dev/api/v1/public/instant), where a provisional shop id is created, valid for 7 days or for good once you link it to a punchout.dev account. punchout.dev’s privacy policy applies to that processing. The legal basis for loading the script is our legitimate interest in providing the function (Art. 6(1)(f) GDPR); the shop id is created at your request (Art. 6(1)(b) GDPR).

Interface test tools

Under /de/tools/ (in English: /en/tools/) we provide test tools with which business partners try out interfaces. The section “No cookies, no tracking” applies to them as well: they set no cookies and load nothing from third parties.

The simulators for SAP OCI and IDS Connect send the data you enter from your browser straight to the shop whose address you give; our server does not receive it. Your browser sends the cart the shop returns to our server, which displays it to you. With the cXML punchout simulator, our server sends the request with the access data you entered to the shop whose address you give, and redirects your browser to the start page the shop names.

The XML senders (IDoc, ETS Order, openTRANS, cXML purchase order) send the document you enter or upload from our server to the address you give and show you the answer.

We process access data, documents, carts and answers for the request at hand only; we do not store them. Nor does our web server keep anything of the request itself, since it keeps no access log (see “Hosting”). Please use only test accounts and test data in the tools.

The legal basis is your request, which we carry out with the tool in question (Art. 6(1)(b) GDPR), and our legitimate interest in providing these test tools to business partners (Art. 6(1)(f) GDPR). What the shop or the receiving end does with the data sent to it is governed by its own privacy policy.

Disclosure abroad

We process your personal data in Switzerland and disclose it to the following countries: Germany (our server at AWS in Frankfurt am Main) and AWS CloudFront locations, usually one near you (see “Hosting”), as well as Ireland and the USA (our mailbox at Google, see “Contact form”). According to the Swiss Federal Council, the EU and EEA states provide an adequate level of data protection; for the USA this applies to companies certified under the Swiss-U.S. Data Privacy Framework, as Amazon and Google are. In addition, we rely on the standard contractual clauses in these providers’ data processing agreements.

TLS encryption

To protect the security of your data in transit, we use state-of-the-art encryption (TLS) over HTTPS.

Your rights as a data subject

Under the FADP and, where it applies, the GDPR, you can exercise the following rights at any time using the contact details above:

  • access to the data we store about you and its processing (Art. 25 FADP, Art. 15 GDPR),
  • rectification of inaccurate personal data (Art. 32 FADP, Art. 16 GDPR),
  • erasure of the data we store about you (Art. 32 FADP, Art. 17 GDPR),
  • restriction of processing where we may not yet erase your data due to legal obligations (Art. 18 GDPR),
  • objection to the processing of your data by us (Art. 30 and 32 FADP, Art. 21 GDPR) and
  • handing over or transfer of your data where you have consented to the processing or have concluded a contract with us (Art. 28 FADP, Art. 20 GDPR).

If you have given us your consent, you can withdraw it at any time with effect for the future.

You can lodge a complaint with a supervisory authority at any time. The authority responsible for us is the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), Feldeggweg 1, 3003 Bern (edoeb.admin.ch). Where the GDPR applies, you can also turn to the supervisory authority of your habitual residence, your place of work or the place of the alleged infringement in the EU or the EEA.

Information about your right to object under Art. 21 GDPR

Right to object in individual cases

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you that is based on Art. 6(1)(f) GDPR (processing on the basis of a balancing of interests); this also applies to profiling based on this provision within the meaning of Art. 4(4) GDPR.

If you object, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.

Recipient of an objection

Changes to this privacy policy

We reserve the right to adapt this privacy policy so that it always complies with current legal requirements, or to reflect changes to our services, for example when new services are introduced. The new privacy policy then applies to your next visit.

Questions about data protection

If you have questions about data protection, please send us an email or contact the person responsible for data protection in our organisation directly: